Politica de Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES TERRAREA GRUPO INMOBILIARIO S.A.S

 

AVISO DE PRIVACIDAD

De conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente dicha ley, la sociedad Terrárea Grupo Inmobiliario S.A.S., con NIT 900.977.572 – 9, legalmente constituida por Documento Privado de los Accionistas, en mayo 11 de 2016, aclarado mediante documento del 1 de junio de 2016, registrado en la Cámara de Comercio de Medellín el junio 02 de 2016; (en adelante “Terrarea”), para el adecuado desarrollo de su objeto social, de sus actividades comerciales, así como para fortalecer sus relaciones con terceros, nos permitimos informar que hemos venido incorporando en nuestras diferentes bases de datos, información de carácter personal que se ha obtenido a través de sus diferentes canales de atención y/o con razón a:

Identificar y mantener un registro y control de los proveedores, clientes, potenciales clientes y acreedores de Terrarea; (ii) Proveer los servicios requeridos por sus clientes y acceder los servicios ofertados por sus proveedores; (iii) Promocionar actividades, proyectos inmobiliarios, productos y servicios ofrecidos por Terrarea o por sus socios, vinculados o aliados económicos. Para dicho efecto, se utilizarán distintos medios de comunicación, tales como correo, e-mail, teléfono fijo, redes sociales y celular (incluyendo mensajes de texto y de voz); (iv) Atender requerimientos presentados por los titulares de los datos personales o autoridades competentes; (v) Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas y de mercado; (vi) La identificación de fraudes y prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades delictivas; (vi) Las demás finalidades consagradas en la política de tratamiento de datos personales de Terrárea

Los titulares de la información, a través de su consentimiento, aceptan libre y expresa forma que sus datos personales sean utilizados por parte de Terrárea para las actividades antes mencionadas. En este sentido Terrárea, informa que en cumplimiento de la Ley 1581 ha adoptado los medios de tipo legal, técnicas y administrativas necesarias para evitar la pérdida, acceso o alteración de los datos personales a los cuales damos tratamiento, garantizando la seguridad e integridad de este tipo de información.

POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES

El presente documento se encuentra alineado con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Objetivo: Terrárea desea informar a sus clientes, colaboradores y contratistas y/o proveedores (En adelante “Grupos de interés”), y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales sobre el tratamiento que Terrárea realizará a sus datos personales, y permitir a los titulares ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento que deben seguir si desean conocer, actualizar, rectificar u oponerse a los datos que se encuentran en nuestras bases de datos.

DEFINICIONES. Para los efectos de la presente política, se entiende por:

 

  1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  3. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  4. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; en este caso Terrárea.
  5. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; en este caso Terrárea.
  6. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  7. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ÁMBITO DE APLICACIÓN: La política de tratamiento de datos personales presente en este documento y los procedimientos para atender reclamos de los titulares de la información, se aplicarán obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por Terrárea como responsable de dichos datos.

El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente política no será de aplicación a las bases de datos exceptuadas en el Artículo 2 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

DATOS SENSIBLES. Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de los GRUPOS DE INTERÉS o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  1. a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  2. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.;
  3. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  4. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  5. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Terrárea prestará especial atención y reforzará su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.

PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS

La Política de tratamiento de datos de Terrárea cumple con los principios rectores contemplados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 contemplados en el Capítulo II – Artículo 4º.

AUTORIZACIÓN

Cada dato personal que vaya a ser utilizado por Terrárea debe contar con una autorización y la misma se debe obtener del Cliente o persona perteneciente a los GRUPOS DE INTERÉS de manera previa y a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, ya sea de forma: Oral, escrita o mediante conductas del Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS del dato que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. Al momento de solicitar la autorización, se deberá informar al Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS:

  • El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes
  • Los derechos que le asisten como Cliente o persona perteneciente a GRUPOS DE INTERÉS
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  2. b) Datos de naturaleza pública;
  3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente política.

Terrárea recolectará de los Clientes y los miembros del GRUPOS DE INTERÉS información referente a sus Datos Personales: (i) Tipo de documento de identidad; (ii) Número de documento de identidad; (iii) Nombres y Apellidos; (iv) Dirección 1; (v) Teléfono oficina; (vi) Teléfono residencia; (vii) Celular; (viii) Dirección de correo electrónico; (ix) Ciudad; (x) Departamento y (xi) País. Adicional, la información solicitada durante el desarrollo de los procesos propios de la actividad inmobiliaria (entre ellos procesos de escrituración).

 DERECHOS DE LOS TITULARES. Los titulares de los datos personales en todo momento tendrán los siguientes derechos: (i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; (ii) Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, cuando sea procedente de acuerdo con la normativa vigente; (iii) Solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente de acuerdo con la normativa vigente; (iv) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales por parte de Terrárea; (v) Ser informado respecto de los datos tratados por la Terrárea y el uso dado a los mismos; (vi) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la normativa colombiana de protección de datos personales una vez haya agotado el requisito de procedibilidad ante la Sociedad.

Estos derechos se pueden ejercer escribiendo al correo electrónico: info@grupoterrarea.com , y siguiendo los lineamientos establecidos en la presente política de tratamiento de datos.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la política;
  9. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política;
  11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente política y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTO

Para ejercer los derechos mencionados en la presente política, el CLIENTE o integrantes de los GRUPOS DE INTERÉS, titulares de los datos personales podrán realizar su solicitud a través de la página web: https://www.grupoterrarea.com/ o dirigirse mediante correo electrónico: info@grupoterrarea.com

Consultas: Terrárea como el responsable del Tratamiento o encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta deberá ser solicitada a través de los medios habilitados (página web y/o correo electrónico) y será atendida en un término máximo de 8 días hábiles contados a partir de la fecha de solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha que se atenderá la consulta.

Reclamos: El Titular que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política, podrán presentar un reclamo ante Terrárea a través de página web: https://www.grupoterrarea.com/ o dirigirse mediante correo electrónico: info@grupoterrarea.com

 El reclamo será atendido bajo los siguientes criterios:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud página web: https://www.grupoterrarea.com/ o dirigirse mediante correo electrónico: info@grupoterrarea.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

Terrárea. se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Sin embargo, en caso de modificarse sustancialmente su contenido se le comunicará esta situación a través de los datos de contacto que nos hayan suministrado los Titulares.

Terrárea. deberá documentar el proceso para el Tratamiento de los datos personales (obtención, autorización y reclamos) de conformidad con las normas aplicables.

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